Kontakt online – komunikatory i narzędzia do planowania spotkań

Komunikacja i organizacja w pracy zdalnej trenera rządzi się swoimi prawami. Współpraca przy projektach często wymaga od nas dobrego planowania. Poniżej opisujemy kilka narzędzi, które mogą ułatwić Wam planowanie spotkań i kontakty online.

E-mail. Wśród narzędzi do komunikacji od wielu lat bardzo ważną rolę odgrywa e-mail. Korzystają z niego praktycznie wszyscy, bez względu na wykonywany zawód czy sposób pracy. Pozwala przekazać instrukcje dotyczące wykonania konkretnego zadania, przeprowadzić rozeznanie cenowe produktów i usług bądź zaprezentować ofertę. Nie nadaje się jednak do prowadzenia dłuższych rozmów i twórczego działania, które wymaga szybkiej wymiany informacji i pomysłów wśród większej ilości osób.

Komunikatory. Jeśli potrzebujesz porozmawiać jednocześnie z większą grupą ludzi, wtedy sprawdzają się komunikatory takie jak np. Hangouts czy Appear. W przypadku tego ostatniego darmowa wersja umożliwia dyskusję w niewielkim gronie do 4 osób. Pozwalają one na przeprowadzenie spotkania bez konieczności wychodzenia z domu lub biura i nie wymagają instalacji oprogramowania na urządzeniach. Możesz więc swobodnie połączyć się na umówione wcześniej spotkanie ze sprzętu, którym w danej chwili dysponujesz (laptopa, telefonu tabletu etc.). Ważny jest również fakt, że nie wymagają zakładania konta przez wszystkich uczestników rozmowy. Wystarczy, że jeden z członków zespołu rozpocznie spotkanie i zaprosi pozostałych, wysyłając im link lub wiadomość e-mail. Wśród komunikatorów używanych często przeze mnie jest również Whatsapp. Prosty komunikator umożliwiający rozmowy video ale również szybką wymianę informacji w zespole. Możemy tworzyć w nim grupy tak jak jest to w przypadku 2 poprzednich propozycji.

Umawianie spotkań. Jeśli z różnych względów mamy problem z ustaleniem terminów spotkania warto skorzystać z Doodle. To prosta aplikacja, która umożliwia szybkie stworzenie tabeli z proponowanymi terminami spotkań. Poszczególni uczestnicy wpisują swoje dane i zaznaczają którego dnia i w jakich godzinach będą dostępni. Kiedy wszyscy wypełnią tabelę, aplikacja pokaże najbardziej dogodny termin rozmowy. Często to dużo lepsze rozwiązanie niż długa rozmowa na czacie i szukanie dogodnego terminu dla każdego.

Przesłała: Anna Dyjak

Trenerka centralna w obszarze „Praca i rozwój zawodowy”

Doradczyni zawodowym, trenerka i pedagog. Prowadzi własną firmę szkoleniowo – doradczą współpracując jako ekspertka i trenerka z uznanymi na rynku firmami m.in. Krajowym Ośrodkiem Wspierania Edukacji Zawodowej i Ustawicznej, Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych, Klubem “ONA” Agaty Młynarskiej, Hewlett-Packard. Jest współautorką narzędzi diagnostycznych dla zdolnej młodzieży.